Liebe Kolleg*innen,
ich hab wieder good news für euch zu einem neuen Feature 😊
Ab sofort kann im Typo3-Backend für Bilder und Dokumente mit zeitlich beschränkten Nutzungsrechten oder Gültigkeitsdauer ein Ablaufdatum eingetragen werden:
Und so geht’s:
- Ihr findet bei allen Bildern/Dokumenten in der Dateiliste in den Eigenschaften unter dem Reiter „Metadaten“ die neuen Felder „Ablaufdatum“ und „Mailadresse für Erinnerungsmail“:
- Wenn ihr dort ein Datum sowie eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird an diese Adresse automatisch 14 Tage sowie 1 Tag vor Ablauf des eingetragenen Datums eine Erinnerungsmail mit der Anleitung für nächste Schritte versendet. Ein Beispiel findet ihr anbei.
- Es kann nur 1 E-Mail-Adresse angegeben werden. Daher verwendet bitte nach Möglichkeit eine Sammel-E-Mail-Adresse, wo die Mail gleichzeitig an mehrere Personen geht, damit die Erinnerung sicher ankommt (für den Fall von Kündigung, Krankheit, etc.). Als Beispiel: Anstatt christina.renzhofer(at)caritas-austria.at gebe ich an occ(at)caritas-austria.at – die Mail geht dann automatisch an das ganze CÖ Onlineteam. Falls ihr so eine Mailadresse noch nicht habt, wendet euch an eure IT.
- Unter „Nutzungsrechte“ sind alle bereits abgelaufenen sowie bald ablaufenden Dateien zu finden. Die Bilder und Dokumente erscheinen 8 Wochen vor Ablauf in der Liste der Nutzungsrechte und bleiben dann drinnen bis sie aktualisiert wurden.
- Falls Referenzen verlinkt sind, werden diese in einem Dropdown angezeigt und können direkt von dort aufgerufen werden (siehe Screen).
- Außerdem gibt es ein Farbcoding der Icons: Rot: bereits abgelaufen; Orange: läuft in 14 Tagen ab; Grün: aktuell
- Ihr könnt über die Funktion „Ersetzen“ im Bereich Nutzungsrechte das Bild mit einem neuen Bild austauschen. Bitte kontrolliert danach die Referenzen, ob das Cropping noch passt.
- Alle Redakteur*innen sehen jeweils nur die Bilder in der Liste, für die sie auch freigeschaltet sind.
Was sind die nächsten Schritte?
- Überlegt intern, welche Bilder ev. beschränkte Nutzungsrechte haben und tragt das Ablaufdatum nach.
- Es empfiehlt sich auch ein Ablaufdatum für Dokumente einzurichten, wo ihr wisst, dass sie nur ein Jahr lang gültig sind – z. B. Preislisten, Seminarüberblick, u. Ä.
Das neue Feature hilft uns in der Redaktion künftig dabei, unsere Inhalte aktuell zu halten, die Nutzungsrechte zu wahren und etwaige Klagen zu vermeiden.
Bei Fragen meldet euch gerne bei mir zurück!
Lieben Gruß
Christina